Dacă jobul tău este acela de Account sau Project Manager, știi deja că atunci când vine vorba de tool-uri, Excel-ul și instrumentele de time & task tracking sunt companionii tăi de zi cu zi.
Împărtășesc cu voi în rândurile ce urmează care sunt tool-urile și feature-urile care îmi fac mie viața ceva mai ușoară în fiecare zi.
Google Sheets
Este mereu prezent și ocupă zilnic majoritatea tab-urilor deschise în browser-ul meu. Iată câteva feature-uri esențiale pentru estimări și rapoarte de rezultate, care de obicei folosesc volume mari de date:
Pivot Table – este un tip de tabel care realizează o sumarizare a datelor pe care le preia dintr-un alt tabel mai extins. Practic, îți oferă o imagine de ansamblu asupra unui set de date, le grupează în funcție de condițiile pe care le pui tu și te ajută să ai acel big picture în baza căruia poți lua anumite decizii privind datele analizate.
Data validation (validare date) – este un feature prin care poți condiționa conținutul unor celule, astfel încât aceste celule să conțină doar anumite valori, prestabilite de tine. Partea bună e că odată setată condiția de validare, pentru a popula celulele pe care ai aplicat acest feature, ți se va deschide un drop down list din care vei putea alege una dintre valorile prestabilite.
*Quick tip: Partea și mai faină e că îți poți crea un sheet separat în document care să conțină doar aceste valori, pe care să le folosești ca și criteriu “list from a range” atunci când aplici condiția de data validation astfel încât să poți reveni asupra valorilor pentru a face modificări oricând, fără să afectezi tabelul în care e aplicată condiția de data validation.
Import de date din alte documente Google Sheet – te ajută să ‘aduci’ date dintr-un alt document. E util atunci când ai nevoie să pregătești rapoarte mixte care conțin secvențe de date din alte rapoarte. De asemenea, vei putea modifica informațiile într-un singur loc (în sheet-ul sursă al datelor), iar acestea se vor actualiza și în celelalte documente în care au fost importate.
Import de tabele și grafice din documente Google Sheet în documente de tip Google Doc sau Google Slides – funcția asta e foarte utilă atunci când pregătești rapoarte sau prezentări și ai nevoie și de grafice sau tabele de date. Pregătești tabelele și graficele în documentul Google Sheet și le imporți foarte ușor în documentul Google Doc sau Google Slides în care pregătești prezentarea. În plus, dacă apar modificări de date în Sheet, acestea se vor actualiza cu un singur click și în prezentarea ta.
Tool-uri de time & task management
Jira – este probabil la ora actuală cel mai popular tool de project management, folosit de echipe de development, marketing și multe altele. Este mai degrabă un set de tool-uri cu care poți urmări, crea și evalua proiecte complexe, împreună cu task-urile, echipele și timpul alocat pentru ele.
Toggl – este un tool prietenos cu ajutorul căruia poți urmări și înregistra timpul alocat fiecărui task de care te ocupi.
Trello – este un tool de lucru în echipă și urmărire a task-urilor, aș zice o variantă mult mai simplistă – atat ca utilizare, cât și ca features – a lui Jira. Este potrivit mai degrabă pentru proiecte mici, cu o complexitate și un timeframe redus.
Extensii de Chrome
Sunt multe extensii de Chrome care te pot ajuta să obții informații de care ai nevoie în câteva secunde. Eu am deocamdată 2 extensii preferate:
Tag Assistant – îmi arată ce coduri de tracking și alte tag-uri de la Google sunt instalate pe website-uri și îmi arată și dacă sunt probleme cu instalarea acestora sau dacă funcționează corect.
Ubersuggest – este tool-ul creat de Neil Patel care îți oferă metrici-cheie de SEO pentru rezultatele căutărilor pe care le faci pe Google. Poți astfel vedea statusul competitorilor tăi sau ai clienților tăi și poți identifica noi cuvinte-cheie relevante.
Iar dincolo de aria digitală, care o să ne aducă tot mai multe tool-uri care să ne ușureze viața și munca, pentru mine rămâne sfânta și sănătoasa regulă a unui top 3 sau top 5 priorități pe care le am de rezolvat în fiecare zi, scrise în agendă, de mână, la finalul zilei anterioare de lucru pentru ziua care urmează. Dacă reușesc să le și rezolv în prima parte a zilei, parcă tot ceea ce vine după e mai ușor de gestionat. 🙂
Sunt curioasă voi ce alte tool-uri și tips-uri de optimizare a muncii aveți. Vor fi binevenite, așa că vă invit să le postați mai jos.
- Toolkit de specialist – Account Manager - 29 iulie 2020
- Cum preluăm un proiect nou de marketing online în agenție - 13 martie 2020
